Tất cả những gì bạn cần biết để thành lập công ty LLC tại Mỹ một cách hợp pháp và nhanh chóng, từ chọn bang đến hoàn thiện hồ sơ.
Thành lập LLC Mỹ từ Việt Nam nghe có vẻ fancy, nhưng thật ra không khó như anh em nghĩ. Tôi làm trong ngành payment gateway, hỗ trợ khá nhiều anh em dropshipper Việt setup LLC để chạy Stripe, nên biết đâu là đâu.
Bài này tôi sẽ bỏ qua mấy cái lý thuyết dài dòng, đi thẳng vào những gì anh em cần làm.
Tại sao phải cần LLC?
Ngắn gọn thôi: anh em muốn chạy Stripe, PayPal Business, hoặc các merchant account xịn thì gần như bắt buộc phải có LLC Mỹ. Còn mấy cái lợi ích kiểu “bảo vệ tài sản cá nhân” hay “tăng độ tin cậy” thì có, nhưng với anh em làm MMO thì vấn đề chính là access được payment gateway.
Ngoài ra LLC giúp anh em tách bạch tài chính cá nhân và business – cái này quan trọng khi scale.
Chọn bang nào?
Đừng overthink. Với 90% trường hợp, anh em chỉ cần quan tâm 2 bang:
Wyoming – đây là lựa chọn mặc định. Setup fee rẻ (khoảng $100), maintain hàng năm chỉ tầm $60-80, không có thuế thu nhập doanh nghiệp, không có thuế doanh thu. Paperwork đơn giản nhất trong các bang.
Florida – nếu anh em apply Stripe và lo ngại về reputation của Wyoming (một số người bảo Stripe kén địa chỉ Wyoming, tuy tôi không thấy rõ), thì Florida là backup plan tốt. Chi phí cao hơn tí ($125 + $138/năm) nhưng nghe pro hơn.
Delaware? Quên nó đi. Đắt hơn, phức tạp hơn, chỉ cần nếu anh em định gọi vốn VC sau này.
Setup từng bước
1. Chọn tên
Tên LLC phải có chữ “LLC” ở cuối. Ví dụ: “YourBrand LLC”.
Vào website Secretary of State của bang anh em chọn (search “Wyoming business name search” chẳng hạn) để check xem tên có ai xài chưa.
Mẹo: đừng đặt tên quá generic kiểu “Best Products LLC” – cái này nghe scammy. Cũng đừng đặt tên quá specific vì sau này muốn pivot sang sản phẩm khác sẽ kỳ.
2. Thuê Registered Agent
Đây là bước bắt buộc và không tự làm được. Registered Agent là người/công ty nhận thư pháp lý cho LLC của anh em tại Mỹ. Chi phí khoảng $100-150/năm.
Tôi hay dùng Northwest Registered Agent (reliable, không spam) hoặc dùng luôn service của Incfile khi formation (họ free year đầu).
Quan trọng: đây là chi phí recurring hàng năm, đừng quên renew nếu không muốn LLC bị dissolve.
3. File Articles of Organization
Đây là giấy tờ chính thức để “sinh ra” LLC. Anh em có 2 cách:
Tự làm: Vào website Secretary of State, điền form online, trả phí bang ($50-150 tùy nơi). Nhanh nhưng hơi rối nếu lần đầu làm.
Dùng service: Incfile, ZenBusiness, Northwest – họ làm giúp free hoặc tính phí rẻ lắm. Tôi recommend cái này cho người lần đầu, vì họ có checklist rõ ràng, ít miss steps.
Timeline: nếu file online thì 1-3 ngày làm việc là xong. Qua mail thì 2-4 tuần.
4. Xin EIN
EIN giống như mã số thuế cho business. Anh em cần nó để mở bank account và apply payment gateway.
Problem: người nước ngoài không xin online được. Anh em phải điền Form SS-4 rồi fax hoặc mail cho IRS, chờ 4-6 tuần.
Hack: thuê service xin EIN giúp (tầm $50-100), họ gọi phone cho IRS và lấy trong 1-2 ngày. Tôi hay xài GovDocFiling, ok lắm.
5. Operating Agreement
Giấy tờ quy định ai làm gì trong LLC. Hầu hết các bang không bắt buộc phải có, nhưng nên làm vì một số bank/payment gateway có thể hỏi.
Lấy template free trên mạng, customize tên công ty và thông tin của anh em vào là xong. Đừng cần phải thuê lawyer cho cái này (trừ khi LLC có nhiều partners và anh em muốn quy định rõ ràng profit split).
6. Business Address
Registered Agent address không dùng được cho business operations. Anh em cần thêm một business address riêng.
Với Stripe/payment gateway, tôi thấy nhiều case bị reject vì dùng CMRA (loại địa chỉ PMB). An toàn nhất là thuê virtual office có Suite number riêng (Anytime Mailbox, Stable, v.v. – khoảng $30-100/tháng).
Nếu budget eo hẹp thì dùng luôn Registered Agent address cũng được, nhưng approve rate thấp hơn.
Sau khi có LLC
Mở bank account
Đây là phần đau đầu nhất. Các bank Mỹ truyền thống không mở account online cho người nước ngoài.
Options thực tế:
Mercury – ngân hàng online cho startup, approve dễ, hoàn toàn remote. Free, không minimum balance. Nhược điểm: đôi khi hơi strict với high-risk business.
Relay Financial – tương tự Mercury, dễ approve hơn một tí. Tôi thích cái này vì có multiple sub-accounts free.
Wise Business – không phải bank thật 100% nhưng cho anh em US bank details (ACH + Wire). Dễ mở nhất trong 3 cái.
Documents cần: Certificate of Formation, EIN letter, Operating Agreement, passport, proof of address (bill điện nước gì đó).
Thuế
Phần này nhiều người hoang mang nhất. Để đơn giản:
Nếu LLC không có văn phòng/nhân viên/kho hàng tại Mỹ, và anh em dropship/bán online từ Việt Nam, thì basically anh em không nợ federal income tax. Nhưng anh em vẫn phải file Form 5472 + Form 1120 hàng năm để khai báo.
Chi phí thuê CPA làm giúp: $200-500/năm. Đừng tự làm phần này, dễ sai.
Về thuế Việt Nam: technically nếu anh em điều hành business từ VN thì vẫn phải khai thuế TNCN tại VN. Nhưng thực tế thì… anh em tự hiểu. Tôi không khuyên né thuế nhé, nhưng cũng không phải ai cũng khai đúng 100%.
Chi phí tổng kết
Setup ban đầu: $200-1,000 tùy anh em tự làm hay thuê service
Hàng năm maintain: $600-2,000 bao gồm:
- Registered Agent: $100-150
- Annual report/tax: $0-300 (Wyoming = $0)
- CPA filing taxes: $200-500
- Virtual office (optional): $360-1,200
Nếu chạy Wyoming + tự làm nhiều thứ thì có thể giảm xuống còn ~$400/năm.
Mấy cái cần lưu ý
LLC không phải golden ticket cho Stripe. Nhiều anh em setup xong LLC rồi apply Stripe vẫn bị từ chối hoặc account bị đóng sau vài tháng. Lý do thường là dispute rate cao (>1%), product policy violation, hoặc traffic pattern khả nghi. LLC chỉ giúp anh em qua vòng initial verification, sau đó phải chạy business sạch sẽ.
Đừng bỏ bê compliance. Annual report phải nộp đúng hạn, Registered Agent phải renew. Bỏ lỡ deadline là LLC bị dissolve, ảnh hưởng toàn bộ account payment.
Keep records. Lưu mọi thứ: formation docs, EIN letter, bank statements, invoices. Nếu Stripe hỏi hoặc IRS audit thì anh em phải show được.
Lời kết
Setup LLC không phải là finish line, mà chỉ là starting point. Có LLC rồi nhưng không có product/offer tốt, không biết chạy traffic, không giữ được dispute rate thấp thì cũng chỉ tốn tiền maintain mỗi năm thôi.
Nếu anh em mới bắt đầu và chưa test được product, chưa có revenue ổn định, tôi suggest đừng vội setup LLC. Thử nghiệm với mấy cái gateway dễ hơn trước (PayPal personal chẳng hạn), validate được business model rồi hãy invest vào LLC. Đừng để LLC nằm đó rồi một năm sau nhìn lại mới thấy chưa bán được đồng nào mà vẫn phải đóng tiền maintain.
Còn nếu anh em đã chạy được orders, có revenue nhưng đang bị giới hạn bởi payment method, thì LLC là bước đi hợp lý. Setup đúng cách, maintain đàng hoàng, rồi focus vào scale business – đó mới là điều quan trọng.